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  • Arzel Management, consultant conseil projet hotelier
Blog - L'ENVERS DU DÉCOR

Les clés de réussite d'un évènement

12 Septembre 2013

L’organisation d’événements est devenue, en quelques années, la voie royale de tous ceux qui souhaitaient conjuguer leur amour démesuré de la fête avec la possibilité d’en vivre, voire mieux, d’y faire fortune. Qui n’a pas déjà croisé, dans un cadre personnel ou professionnel, une personne se réclamant de « l’événementiel » sans vraiment oser lui expliquer que se rendre à un événement est différent de l’organiser.

Le but de cet article est clairement d’aborder l’événementiel comme un métier, un domaine d’expertise ou des pré-requis sont indispensables. Rien n’est plus dur que l’événementiel. La sensibilité de cette activité provient de son caractère « sans filet de sécurité ». Le jour J, tous les paramètres auront dus être étudiés et anticipés afin que les notes s’enchainent de façon à composer une mélodie agréable.

Je n’ai pas une approche de « fêtard », ni de puriste de l’événementiel. Toutefois, au fil de mes expériences, notamment l’inauguration d’un stade olympique, l’organisation de mariages ou la gestion intégrale de la Soirée Blanche de Saint-Tropez, j’ai réussi à compacter nombre de « tuyaux » qui je l’espère, pourront servir.

Voici, selon moi, les clés de réussite d’un événement :

Anticipation et rétroplanning

Un événement est réussi ou raté avant même son commencement. Le tout réside dans un rétroplanning réussi. Le chargé de projet événementiel doit pouvoir jauger les délais de livraison, d’installation, de mise en place de tous les éléments, structures et artifices qui composeront l’événement. C’est en quelque sorte la synthèse de tous les moyens humains, techniques et financiers que vous devez adapter à vos ressources.

Le principal conseil à donner est de classer les domaines d’actions (décoration, staff, musique, restauration, logistique etc…) par ordre d’importance et y inclure des frises de dead line. Exemple : ce qui doit être ficelé à j-15, à j-7, h-2… Ces check list est le meilleur moyen de ne rien oublier et d’anticiper les moindres détails.

Le choix des partenaires/prestataires

Sur un événement, il peut y avoir jusqu’une vingtaine de prestataires qui interviennent ? Du fleuriste au DJ, du loueur de matériel au traiteur, tous ces prestataires doivent être connus, briefés et surtout choisis scrupuleusement.

Le Chef d’orchestre de l’événemet doit bien s’assurer que le choix du prestataire doit être fait en fonction de sa réputation, de ses références et de sa capacité à comprendre le besoin du client. Attention, « le moins cher est toujours plus cher »… C’est-à-dire que décider du choix de ses fournisseurs uniquement en fonction du montant du devis revient à prendre un risque important. Connaissez-vous l’interlocuteur ? A-t-il les moyens techniques de répondre au besoin ? Est-il déjà intervenu sur ce type de prestations ? Autant de questions qu’il faut se poser avant d’engager votre responsabilité et votre réputation auprès de votre client.

Un déroulé exacte, un brief complet, un repérage et une réunion globale avec tous les prestataires avant le jour J, voici les points que vous devez faire respecter.

La curiosité

Soyez curieux ! Curieux de ce que va jouer le DJ, curieux de la raison exacte de l’événement, curieux du type d’art de table proposé, curieux de savoir qui décide et qui paye, curieux de savoir combien de staff fera intervenir tel ou tel prestataire. La curiosité permet d’engranger un maximum d’informations et de connaissances qui permettront d’acquérir une expérience supplémentaire mais aussi de réagir à un éventuel problème face à une question que vous vous ne seriez peut-être pas posée.

Savoir, c’est pouvoir !

Le brin de folie et le réalisme

Un événement sera réussi parce qu’il sera unique, c’est la raison pour laquelle votre client ou vous-même voudrez y incorporez tous les artifices les plus fous, ou du moins, les moins communs. C’est sur ce caractère unique que vous batirez la réputation de vos événements mais aussi sur lequel vous prendrez le plus de risque.

Il est impératif d’anticiper chaque paramètre de ces artifices, en étant l’avocat de la faisabilité, sans pour autant émettre des fins de non-recevoir à chaque idée de vos clients. Les mariées veulent arriver en hélicoptère ? Les serveuses doivent être habillées en danseuses de French Cancan ? Autant de requêtes que vous devrez exaucer, mais auxquelles il faudra adjoindre les contraintes techniques, esthétiques et de sécurité.

La mise en place le Jour J

Comme je le disais plus haut, l’anticipation est primordiale. Comme j’avais répondu à une journaliste qui suivait à l’époque l’organisation de la Soirée Blanche « On sait si un événement sera réussi plus de 8 heures avant son début ». Tel un cuisinier qui aura regroupé tous ces ingrédients autour de son plan de travail, la mise en place consiste à tout réunir, et assembler toutes les pièces de puzzles que vous aurez en votre possession.

Ce puzzle nécessite d’être physiquement présent, contrôler, vérifier et donner le tempo. C’est à ce moment que le rôle de « Chef d’orchestre » est le plus parlant.

Le « savoir rester à sa place »

Des événements organisés par des célébrités, l’anniversaire de son joueur de foot préféré, la soirée réussie qui devient folle… Voici autant de raisons qui pourront vous pousser à baisser la garde, à socialiser au lieu de contrôler, à trinquer au lieu de briefer sur le démontage… Nul besoin d’écrire des paragraphes entiers sur ce point. Ce n’est pas votre fête, ce n’est pas vous qui y êtes conviés ! Savoir rester à sa place, c’est effectivement ne pas être tenté de passer du côté « fêtard ». C’est votre crédibilité, votre management et la bonne gestion de l’ « atterrissage » de votre événement qui doivent primer.

Le sang froid

Les problèmes surviennent, « Shit happens » comme disent les anglo saxons. Une coupure de courant, la défaillance d’un prestataire, une erreur de timing, l’événementiel est une production en direct et comme tout « live », il faut savoir jongler avec ses aléas.

Garder votre sang froid et votre flegme sera votre meilleur atout. Le problème est là, il faut désormais faire en sorte qu’il soit le moins néfaste, le moins visible. Tel un comédien de théâtre qui tombe sur scène ou un joueur de football qui rate une passe, le but est clairement de faire en sorte que le spectateur (le client) ne s’en rende pas compte. Rien ne sert donc de s’affoler, il faut tout justement réagir de manière rapide et juste.

La fidélisation

Un chargé de projet événementiel a une réputation, puis une crédibilité, et enfin un carnet d’adresses. Chaque événement comporte des clients, des invités, des prestataires, des artistes et des réceptifs. Laisser les sites de réception impeccables, disposer des cartes de visites à la sortie, s’acquitter des paiements aux dates convenues, téléphoner à la mariée 48h après le l’événement… Voici autant de conseil de savoir être sur lequels je ne peux que vous conseiller d’insister. C’est de cette manière que vous transmettrez la juste image de vous en tant que professionnel, et par conséquent que vous développerez votre fonds de commerce. Le « one shot » est inutile, un événement réussi est celui qui en appelle un autre.

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